L'employeur a l'obligation de laisser aux salariés "le temps d'aller voter" (trajet et toutes opérations de vote et de fonctions) sans diminution de rémunération...

Mon employé se présente aux élections des Prud'hommes, bénéficie-t'il d'un jour de congés payés le jour de l'élection ( le 3 décembre ) ?

Bien qu'il ne s'agisse pas de "congés payés mais "d'absence autorisée payée", l'employeur a l’obligation de laisser aux salariés "le temps d’aller voter" (trajet et toutes opérations de vote et de fonctions) sans aucune diminution de rémunération. Ce droit est régit par:

• L'article L1441-34 du Code du travail
• et L1442-6 du Code du travail
• et la Circulaire DGT 2008/21 relative au maintien des salaires des assesseurs, des délégués de liste et des mandataires de liste pour les élections prud'homales du 3 décembre 2008 (pdf)

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Modification en janvier 2009 : le plafond de la Sécurité sociale et ses conséquences sur le bulletin de paie

Le plafond de la sécurité sociale mensuel passera à 2859 euros en 2009

Le plafond de la Sécurité sociale et ses conséquences sur le bulletin de paie

I/ Qu’est-ce que le plafond de la sécurité sociale ?

Le plafond de la Sécurité Sociale constitue le montant de référence pour le calcul de certaines cotisations sociales dites plafonnées (comme la cotisation Vieillesse) lorsque la rémunération brute est supérieure au montant du plafond.

Exemple

• Un salarié rémunéré à 3000 euros par mois ne cotisera, pour son assurance vieillesse, que  sur la base du plafond mensuel de la sécurité sociale à savoir 2 773 euros.
• Le plafond de la sécurité sociale est fixé par décret pour l’année civile et son montant pour 2008 s’élève à 33 276 euros par an soit 2 773 euros par mois.

Ce plafond, déterminé par rapport à la périodicité de la paie, est revalorisé chaque année en fonction de l'évolution des salaires, conformément aux règles prévues par le code de la Sécurité Sociale. Il sert de base pour le calcul des cotisations sociales.Il s'appliquera à l'ensemble des rémunérations (y compris les primes et gratifications) versées entre le 1er janvier et le 31 décembre et quelle que soit la période de travail à laquelle elles se rapportent.

• Exemple :
• Un salarié a droit à une prime sur son CA du mois de décembre. Mais, du fait que cette prime lui est versée sur sa paie de janvier, le montant du plafond qui s’appliquera sera celui du mois de janvier.

II/ Les conséquences du plafond sur le bulletin de salaire

Le plafond est à considérer sur sa base annuelle. Il doit être calculé et appliqué en fonction de chaque période de paye et donne lieu à régularisation à la fin de la période. Il est donc décomposé en fractions, différentes selon la périodicité de la paye. La période la plus usuelle est le mois.

a) Régularisation

 Toutefois, l’application mensuelle du plafond oblige parfois l’ employeur à une éventuelle régularisation, la notion annuelle du plafond étant la référence de base. Celle-ci peut se faire de façon progressive, chaque mois, ou en une seule fois en fin d’année (régularisation annuelle).

Période incomplète : prorata entrée-sortie

Lorsque le salarié n’est pas présent toute l’année ou tout le mois, le plafond doit être calculé au prorata de sa durée de présence dans l’entreprise.

Mois incomplet :

Pour les salariés entrés ou sortis en cours de mois, l’employeur doit retenir autant de 1/30èmes du plafond mensuel que le salarié a été présent de jours calendaires.

• Exemple
• Pour un salarié embauché à compter du 7 mars 2008, le plafond mensuel est égal à : 2 773 X 25/30 = 2 311 euros.

Calcul du plafond annuel :

L’employeur doit additionner les plafonds mensuels de chaque mois de présence et le nombre de 1/30èmes correspondant aux jours calendaires de présence pour les mois incomplets.

• Exemple
• Pour un salarié entré le 7 mars 2008 et qui sort le 17 novembre 2008, le plafond annuel est de 23 293 euros, calculé ainsi :
• 2 773 X 25/30 = 2 311 euros ;
• 2 773 X 7 = 19 411 euros ;
• 2 773 X 17/30 = 1 571 euros ;
• Plafond total : 23 293 euros.

III/ Le plafond et les différentes tranches

Pour le calcul des différentes tranches, on se sert du plafond de la sécurité sociale comme montant de référence.

a) La Répartition entre les tranches pour les salariés CADRES

• Lors de chaque paye, les cotisations sont calculées sur l'assiette de cotisation fractionnée en tranches A, B et C.
• La tranche A correspond à la fraction inférieure ou égale au plafond de la Sécurité sociale soit entre 0 et 2 773 euros par mois.
• La tranche B correspond à la fraction comprise entre 1 fois et 4 fois le plafond Sécurité Sociale soit entre 2 773 et 11 092 euros par mois.
• La tranche C, quant à elle, se situe  entre 4 fois et 8 fois le plafond Sécurité Sociale soit entre 11 092 et 22 184 euros par mois.

En fin d'exercice, l'assiette de cotisations ne peut excéder huit fois le plafond de la Sécurité Sociale.

Les cotisations en tranches A, B et C sont calculées en fonction du plafond de la Sécurité sociale correspondant à la périodicité du paiement des rémunérations (annuel, mensuel, journalier…).

• Exemple
• Un salarié  ayant une rémunération mensuelle de 5 000 euros, la répartition des tranches se décompose comme suit :
• Cotisation sur la totalité :                                             5 000 euro
• Cotisation sur le plafond et tranche A :                           2 773 euro
• Cotisation sur la tranche B :                                     2 227 euro                 

Le caractère annuel du plafond et des tranches se voit dans le cas suivant.

• Exemple
• Au mois de mai, on octroie à ce même salarié une prime de 15 000 euros. Son brut est alors de 20 000 euros.
• À première vue, on pourrait croire que ce salarié cotisera sur la tranche C.
  Or, le cumul maximum au 30/04 de la fraction tranche B est égal à 3 fois le plafond de la sécurité sociale multiplié par 4 mois (soit 3 * 2773 * 4) ce qui nous donne un montant cumulé TB de 33 276 euros.
• Mais, nous constatons que le montant cumulé au 30/04 de la tranche B de ce salarié  est de 8 908 euros (soit 2 227*4)
• Par conséquent, la répartition des tranches sur la paie de mai pour ce salarié se décomposera de la manière :
• Cotisation sur la totalité :                                             20 000 euros
• Cotisation sur le plafond et tranche A :                             2 773 euros
• Cotisation sur la tranche B :                                     17 227 euros        
• Le montant cumulé de sa tranche B au 31/05 sera de 26 135 euros (soit 8 908 + 17 227).

Les règles de régularisation applicables sur le plafond Sécurité Sociale sont également valables pour les autres organismes collecteurs des fonds de retraite ou de prévoyance (comme l’Arrco ou l’Agirc).

         b) la répartition des tranches pour les salariés NON-CADRES

La répartition des tranches pour les salariés non-cadres se fait comme suit :

•      la tranche A correspond à la fraction inférieure ou égale au plafond de la Sécurité sociale soit entre 0 et 2 773 euros par mois tandis que
•      la tranche B correspond à la fraction comprise entre 1 fois et 3 fois le plafond Sécurité Sociale soit entre 2 773 et 8 319 euros.

Bénédicte LIAUTARD

Gestionnaire de paie

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La prime transport sera applicable dès la publication de la loi au Journal Officiel

Le projet de loi de financement de la sécurité sociale a été adopté la semaine dernière: la prime transport sera applicable dès la publication de la loi au Journal Officiel

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Pour les entreprises non équipées d'un logiciel de paie permettant la DADS-U

Les entreprises non équipées d'un logiciel de paie permettant la production de la DADS sous forme de fichier DADS-U, mais qui disposent d'une connexion Internet, sont invitées à faire la saisie en ligne de leurs déclaration annuelle via le service e-ventail.fr DADSNET en remplacement de la recopie sur les formulaires papiers.

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Les IJSS sont soumises à l'impôt sur le revenu sauf en cas d'accidents du travail ou de maladies professionnelle : ce qui pourrait changer...

Le Code de la Sécurité Sociale article L321-1 précise que: L'assurance maladie comporte:
L'octroi d'indemnités journalières à l'assuré qui se trouve dans l'incapacité physique constatée par le médecin traitant, selon les règles définies par l'article L. 162-4-1, de continuer ou de reprendre le travail...

Ainsi, les salariés du régime général en arrêt médical peuvent percevoir des indemnités journalières de la Sécurité sociale, s'ils remplissent les conditions requises. Voir à ce sujet, sur ameli.fr: Vous êtes en arrêt de travail pour maladie

A savoir :

Les indemnités journalières (IJ) ne sont pas assujeties aux cotisations de sécurité sociale et taxes et participations assises sur les salaires mais soumises à la CSG et à la CRDS sans abattement et elles sont soumises à l'impôt sur le revenu (*).

Vos bulletins de paie ( dans tous les cas, maintien ou non, subrogation ou non ) ne doivent jamais considérer l'IJ dans la base du net imposable afin de ne pas provoquer de doublons dans les déclarations d'Impôts sur le Revenus du salarié

La caisse d'assurance maladie envoie chaque année au salarié, une attestation fiscale lui permettant de déclarer les IJ soumises à l'impôt sur le revenu.

(*) à l'exception de celles allouées à des personnes atteintes d'une affection comportant un traitement prolongé et une thérapeutique particulièrement coûteuse.

Accidents du travail ou maladies professionnelle :

Voir à ce sujet, sur ameli.fr: Accidents du travail ou maladies professionnelle
Les indemnités temporaires, prestations et rentes viagères servies pour accidents du travail ou maladies professionnelle ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu. (source)

Lu sur annuaire-secu.com : "...Cependant, les sénateurs ont adopté, vendredi 21 novembre, contre l'avis du gouvernement, un amendement au projet de loi de finances 2009 soumettant à l'impôt sur le revenu les indemnités journalières versées aux victimes d'accidents du travail et de maladies professionnelles.

Les prestations et les rentes (invalidité), comme les indemnités pour maladies longues et coûteuses, ne sont pas concernées par cette fiscalisation, mais les partenaires sociaux devraient vivement réagir, rapporte le quotidien Les Echos.
"Faudra-t-il être éternellement populaire pour redresser les finances de ce pays ?", a plaidé Jean-Jacques Jégou (UC), auteur de l'amendement..."( les echos.fr )

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Au sujet des indemnités journalière IJ :

• Technique de paye : mes IJSS sur mon bulletin de paye
• Technique de paye : maintien de salaire et subrogation
• Attestation de salaire (IJSS)
• Pas d'IJSS en cas de séjour à l'étranger

Le forfait social de 2 % est dû à partir du 1er janvier 2009 : n'oubliez pas de fournir les éléments au service paie

La loi de financement de la sécurité sociale a été définitivement adoptée : une contribution de 2 % sur l'épargne salariale et les régimes de retraite supplémentaire est due dès janvier 2009: le " forfait social "

Le taux de 2 %. porte sur les éléments de rémunération exclus de l'assiette des cotisations mais assujettis à la CSG, notamment les sommes versées au titre de:

• la participation, l'intéressement, l'abondement employeur aux PEE et PERCO
• les contributions des employeurs au financement des régimes de retraite supplémentaire (à l'exclusion des contributions finançant les régimes de retraite à prestations définies avec condition d'achèvement de la carrière dans l'entreprise, soumises à une contribution spécifique).

Pour le traitement de vos paies à partir du 1er janvier 2009, n'oubliez pas de fournir au service paie :

• un état nominatif des versements PEE, PERCO, intéressement, participation etc
• la position de votre organisme gestionnaire de vos contrats de retraite supplémentaire indiquant si le forfait social s'applique

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Voir aussi:
2009 : le "forfait social" : création d'une contribution employeurs
La paie en 2009

Eric ROCHEBLAVE - Avocat spécialiste en droit social, répond à une série de questions fréquentes :

Eric ROCHEBLAVE- rocheblave.com
Avocat Spécialiste en Droit Social au Barreau de Montpellier :

Mon employeur me reproche une «insuffisance professionnelle», est-ce une faute ?

L'insuffisance professionnelle établie par l'employeur constitue un motif sérieux de licenciement
Cependant, le licenciement, prononcé pour faute grave, est de nature disciplinaire et l'insuffisance professionnelle ne présente pas, en elle-même, un caractère fautif.
Pour que l’insuffisance professionnelle soit fautive, l’employeur doit caractériser une faute à la charge du salarié.
Cass. soc. 18 novembre 2008 N° 07-43.521


Un salarié peut-il être licencié pour faute grave dès le premier «faux pas» ?

S'agissant de faits isolés d’un salarié n'ayant pas fait l'objet de sanctions antérieures, ses premiers agissements ne rendent pas impossible la poursuite du contrat de travail.
Le premier «faux pas» d’un salarié n'est pas constitutif d'une faute grave mais d'une cause réelle et sérieuse de licenciement.
Cass. soc. 19 novembre 2008 N° 07-43.281

Des erreurs répétées d’un salarié peuvent constituer un manquement fautif à ses obligations professionnelles.
Cependant, elles ne suffisent pas, en l'absence de mauvaise volonté délibérée, à caractériser une faute grave, rendant impossible la poursuite du contrat de travail.
Cass. soc. 19 novembre 2008 N° 07-42.944


Comment établir l’existence ou l’inexistence d’un harcèlement moral ?

Peuvent constituer un harcèlement moral des agissements ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptibles de porter atteinte aux droits et à la dignité du salarié, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel.
Au préalable, il appartient au salarié d’établir la preuve, la matérialité des faits qu’il invoque (Exemples: retrait arbitraire de statut de cadre, stagnation de rémunération, détérioration progressive des conditions de travail… etc.)
Cass. soc. 24 septembre 2008 N° 06-45.579

Ensuite, il appartient au juge d'appréhender les faits dans leur ensemble et de rechercher s’ils permettent de présumer l’existence du harcèlement allégué.
Cass. soc. 24 septembre 2008 N° 06-45.747 et 06-45.794

Enfin, si la présomption de l'existence d'un harcèlement est avérée, il revient à l’employeur d’établir qu’ils ne caractérisent pas une situation de harcèlement (Exemples: mesures justifiées par la situation économique de l'entreprise et la nécessité de sa réorganisation)
Cass. soc. 24 septembre 2008 N° 06-43.504


Etes-vous un cadre dirigeant ne pouvant prétendre au paiement d’heures supplémentaires ?

Seuls les cadres dirigeants ne sont pas soumis à la législation sur la durée du travail et donc exclus du paiement d'heures supplémentaires.
«Sont considérés comme ayant la qualité de cadre dirigeant les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans leur entreprise ou établissement.» (Article L.3111-2 du code du travail)
Les critères ainsi définis sont cumulatifs et le juge doit vérifier précisément les conditions réelles d'emploi du salarié concerné.
Cass. 18 juin 2008 N° 07-40.427 et Cass. 22 octobre 2008 N° 07-40.451

Ainsi, un cadre dirigeant doit exercer des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de son temps de travail, doit être habilité à prendre des décisions largement autonomes et percevoir une des rémunérations les plus élevées de la société.
Cass. soc. 3 juillet 2008 N° 07-40.213

N’a pas la qualité de cadre dirigeant, le salarié bénéficiant d’une autonomie de décision toute relative puisque ne pouvant embaucher du personnel que dans le cadre des directives reçues et ayant pour rôle de mettre en œuvre des politiques commerciales définies en dehors de lui.
Cass. 18 juin 2008 N° 07-40.427

Il est certain que dans le secteur du bâtiment, un chef d'équipe n'est pas un cadre dirigeant ni même un chef de chantier.
CA Dijon 7 Octobre 2008 Numéro JurisData : 2008-370848

Le salarié qui occupait le poste de directeur général dans une petite structure d'une quinzaine de salariés et se voyait confier d'importantes responsabilités en matière sociale, logistique, administrative, commerciale et financière, lui ayant sans nul doute conféré une large indépendance dans l'organisation de son temps de travail, sous la seule responsabilité du président-directeur général de la société, avait la qualité de cadre dirigeant et ne pouvait en conséquence prétendre au paiement d'heures supplémentaires.
CA Paris 26 Juin 2008 Numéro JurisData : 2008-371353


Mon employeur refuse de me communiquer l'ensemble des bases de calcul de ma rémunération. Que puis-je faire?

Vous pouvez prendre acte de la rupture de votre contrat de travail à ces torts.
Un salarié doit pouvoir vérifier que le calcul de sa rémunération a été effectué conformément aux modalités prévues par le contrat de travail.
Dès lors, qu’un salarié se trouve dans l'impossibilité de vérifier la justesse de sa rémunération faute pour son employeur de lui communiquer l'ensemble des bases de calcul, la prise d'acte par le salarié de la rupture de son contrat de travail produit les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Cass. soc. 18 juin 2008 N° 07-41.910

Eric ROCHEBLAVE
Avocat Spécialiste en Droit Social
Barreau de Montpellier
rocheblave.com

Un calendrier qui facilite les décomptes des gestionnaires de paie...

Un Calendrier annuel perpétuel avec les numéros de semaine, jours fériés et lunaisons, les congés scolaires par zone : cela existait déjà mais mon.calendrier.free.fr facilite aussi les décomptes des gestionnaires de paie grâce:

• la gestion des jours fériés régionaux ( Nord, Alsace, D.O.M )
• la gestion de votre repos hebdomadaire pour:
  • Afficher le nombre de jours ouvrés chaque mois
  • Afficher le nombre d'heures travaillées chaque mois et,
  • Calculer automatiquement le nombre de jours à payer entre deux dates

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Net-entreprises.fr publie un Errata au cahier des charges technique V08R08

Net-entreprises.fr publie ce jour un Errata au cahier des charges technique V08R08 :les documents de référence pour la campagne 2009 (données sociales 2008, norme DADS-U V08R08).

Pdf : Errata au cahier des charges

La DADS-U 2008 est à produire dans quelques semaines ( à compter du 1er janvier et jusqu'au 31 janvier 2009 ) et les éditeurs de logiciels de paie doivent rapidement corriger leurs versions V08R08 pour permettre aux entreprises de répondre à leurs obligations dans les délais (...)

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Chaque année, les entreprises impriment et envoient 200 millions de bulletins de paie... lire l'article de sur Capital.fr

Capital.fr du 26/11/2008 17:53 :...Chaque année, les entreprises impriment et envoient 200 millions de bulletins de paie. En 2009, l'envoi électronique pourrait se généraliser. Il est source d'économies pour les entreprises....

Dans l'article de Capital.fr, Jonathan Benhamou de la société Novapost, indique :...Une feuille de paie coûte trois euros à l'entreprise entre l'affranchissement, la mise sous pli, l'envoi et l'archivage....

Selon le simulateur de Maileva, filiale de La Poste, les coûts en interne d'un envoi de courriers ( 2 pages par envoi pour 50 salariés ) seraient de:

• Coût d'impression d'un pli: 0,16 euro
• Coût de l'enveloppe: 0,09 euro
• Coût salarial: 0,54 euro
• Coût indirect: 0,237 euro

Soit un coût total de 1,027 euros plus le timbre à 0,55 euros = 1,58 euros

Dans le cadre de sa gestion externalisée des salaires, GestionDeLaPaie.Com propose depuis 2004, un routage postal individuel des bulletins de paie à un coût unitaire de 1,40 à 1,75 euros HT ( impression, papier, pliage, enveloppe, mise sous pli, affranchissement, timbre tarif "Lettre" et dépôt postal )

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A lire au sujet de la fiche de paie électronique et du bulletin de paie dématérialisé :

• Bientôt le bulletin de paie dématérialisé ? par Me Isabelle RENARD - Avocat - Docteur Ingénieur
• Le point sur le bulletin de paie dématérialisé : le bulletin de paye envoyé par internet a la même valeur juridique que celui établi sur un support papier - juillet 2006
• Réponse du Ministre délégué au budget et à la réforme de l?Etat à la Question N° 111648 : "connaître la position du Ministre sur la qualité de pièce justificative de la fiche de paie
• Un tiers des bulletins de paie sera dématérialisé d'ici 2008 : selon l'étude Markess
• Le bulletin de paie dématérialisé : proposition de loi

Une paie erronée peut avoir des impacts significatifs...

...Une paie erronée et/ou une formalité administrative omise peuvent avoir des impacts significatifs...
...Dans ce contexte, il s'avère primordial pour tout chef d'entreprise de disposer d'une assurance raisonnable quant au bon fonctionnement de son service de Paie interne ou d?être en mesure de juger la qualité des services rendus par son prestataire externe....

Lire l'article sur netpme.fr: 10 questions pour apprécier la qualité de son service paie

Près de 20 millions d'électeurs sont appelés à voter pour élire leurs conseillers prud'hommes mercredi 3 décembre 2008: Prud'homales 2008 : comment voter ?

En 1927, la définition du terme " employé " pose toujours problème tant les activités concernées sont variées.

En 1927, la définition du terme " employé " pose toujours problème tant les activités concernées sont variées. Le débat sur la nécessité d?un statut légal de la profession fait ressortir une opposition plus générale entre partisans de l?intervention de l?Etat et adeptes du libéralisme.

" Les employés bénéficient déjà des dispositions du Code relatives à la durée du travail, au repos hebdomadaire, à l?hygiène et à la sécurité.
Est-ce dire qu?il soit rationnel d?entrer plus loin dans la voie de l?assimilation et de décider, sans coup férir, que désormais le Code du travail s?appliquera aux employés à défaut d?énonciation formelle ? "

" Il est permis d?en douter. Ouvriers et employés sont, sans soute, des salariés, mais leurs fonctions sont si diverses que la proposition de loi, après avoir posé le principe de l?assimilation, entreprend elle-même de préciser la situation de ces derniers et de déterminer le statut légal de leur profession "... mars 1927 - lire l'article de Pierre Jolly, revue Mon bureau : Faut-il étendre aux employés les dispositions du Code de travail et déterminer le statut légal de leur profession ?

Source: Conditions de travail et revendications ( Archives nationales )

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Le décret 2008-1010 fixe l'organisation et le fonctionnement de cet organisme : le "Pôle emploi"

Le décret 2008-1010 du 29 septembre 2008 fixe l'organisation et le fonctionnement de cet organisme : son nom est "Pôle emploi"

Dès janvier 2009, 100 guichets uniques seront installés sur l?ensemble du territoire avec une généralisation prévue pour l'automne 2009.

L'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par cinq ans : le délai de prescription en paye pendant lequel il est possible d'agir pour obtenir le paiement de rémunérations est de cinq ans.
( Code du travail article L. 3245-1 et Code Civil article 2224 )

Pour accéder au métier de responsable paie, Angélique Andrys a tout d'abord obtenu le diplôme de l'EDC (Ecole des cadres).

"...Pour accéder au métier de responsable paie, Angélique Andrys a tout d'abord obtenu le diplôme de l'EDC (Ecole des cadres). Elle s'oriente ensuite vers la fonction paie et rejoint la société CIS ... Elle est, dès son arrivée, directement rattachée au PDG de l'entreprise et gère la majeure partie des opérations de paie des quarante salariés de l'entreprise..." lire l'article sur Apec.fr

"...Il est de nouveau fortement question de légiférer pour dématérialiser les bulletins de paie..." par Me Isabelle RENARD - Avocat - Docteur Ingénieur

Par Me Isabelle RENARD - Avocat associée - Docteur Ingénieur

Il est de nouveau fortement question de légiférer pour dématérialiser les bulletins de paie.
Bien qu'une loi ne soit pas nécessaire, cette mesure importante nécessite la mise en place d'un cadre juridique et réglementaire pour les coffres forts électroniques qui seront mis à disposition des particuliers pour y stocker des documents importants de leur vie courante, tels les bulletins de paie.
La proposition de loi est actuellement en première lecture au Sénat et pourrait être adoptée dans les semaines qui viennent.
La dématérialisation des bulletins de paie générerait une économie globale pour les entreprises de l'ordre de 150 millions d'euros.

La proposition de loi n°1085 intitulée « Droit : simplification, clarification du droit et allègement des procédures », actuellement en première lecture au Sénat, comprend une disposition qui pourrait générer des économies substantielles pour les entreprises : la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie.

Cette disposition vise à modifier les articles L 3243-2 et L3243-4 du Code du Travail comme suit [texte ajouté en gras] :

Article L3243-2
Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Article L3243-4
L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

L'exposé des motifs de la proposition de loi insiste sur l'économie significative qui pourrait en résulter pour les employeurs : « Chaque année, les employeurs soumis aux dispositions du code du travail impriment et remettent ou envoient par voie postale à leurs salariés 200 millions de bulletins de paie. En permettant l'envoi par voie électronique du bulletin de paie, qui ne pourra toutefois se faire qu'avec l'accord du salarié concerné, cet article pourrait permettre à l'ensemble des entreprises de réaliser chaque année une économie qui peut être évaluée à 145 millions d'euros. La sécurité de la conservation des bulletins de paie par les salariés sera assurée grâce à la mise en place du coffre-fort électronique, qui sera concomitante de la mise en oeuvre du bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises. »

Pour intéressante que soit cette initiative, il n'est pas besoin d'une loi pour dématérialiser les bulletins de salaire, et l'on confond là deux choses : la possibilité juridique d'émettre un bulletin de salaire sous forme électronique et la possibilité pratique pour un salarié de conserver son bulletin de salaire sous forme électronique.

Au plan juridique, le bulletin de salaire peut être émis sous forme d'un écrit électronique, et ce depuis que la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique a totalement libéralisé l'écrit dématérialisé en France, pour se mettre en accord avec les textes européens.

Rappelons à cet égard les dispositions des dispositions des articles 1108-1 et 1108-2 du Code Civil : Article 1108-1 Code Civil : « Lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 »

Article 1108-2 Code Civil : « Il est fait exception aux dispositions de l'article 1108-1 pour :
1° Les actes sous seing privé relatifs au droit de la famille et des successions ;
2° Les actes sous seing privé relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s'ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession »

Le bulletin de salaire n'entrant dans aucune des catégories visées à l'article 1108-2, il pouvait être émis sous forme numérique dès 2004, sous réserve du respect des exigences posées par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code Civil.

Mais le problème n'est pas là.

Preuve en est que nombre d'entreprises, qui ont l'obligation de conserver pendant 5 ans le double du bulletin de paie, n'ont pas attendu le législateur pour l'archiver sous forme dématérialisée sur leurs systèmes informatiques.

Le problème est celui de la conservation par un salarié de son bulletin de paie pendant une durée illimitée, qui peut être de l'ordre de plusieurs dizaines d'années puisque ces bulletins lui permettront de reconstituer sa carrière pour faire valoir ses droits à retraite.

Or, l'évolution très rapide des moyens informatiques, liée à l'obsolescence des supports, est le problème majeur rencontré lors de la mise en oeuvre de systèmes d'archivage électronique. Inutile de penser qu'il suffit d'y consacrer une clé USB. Dans moins de dix ans aucun système ne saura plus la relire.

Il faut donc mettre à disposition des particuliers des « coffres fort électroniques » susceptibles de garantir la pérennité des documents électroniques conservés.

D'aucuns auront peut être trouvé la bonne solution : le salarié n'a qu'à l'imprimer, son bulletin de paie, et conserver chez lui une copie papier. Voici une fausse bonne idée, car il s'agira alors d'une simple copie de l'écrit électronique original, qui n'aura aucune valeur probatoire. L'administration fiscale ne dit pas autre chose lorsqu'elle précise qu'elle n'accorde aucune valeur à une facture papier qui serait une simple impression d'une facture signée électroniquement.

Il faudra impérativement recourir aux coffre fort électroniques, qui sont des services de conservation des documents électroniques, déjà mis en oeuvre en France par un certain nombre de prestataires, les initiatives gouvernementales en la matière n'ayant à ce jour pas abouti.

C'est là que se situe le véritable enjeu réglementaire, car les services mis à disposition des particuliers pour conserver sur le long terme des documents aussi importants que leurs bulletins de salaire devront présenter des garanties fortes. Au plan fonctionnel, les exigences requises par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code Civil pour qu'un écrit numérique ait la même valeur juridique qu'un écrit papier sont simples : possibilité d'identifier l'émetteur du document (donc l'employeur), garantie d'intégrité du document pendant sa durée de vie, et signature électronique de celui-ci.

Au plan technique, ces exigences fonctionnelles se déclinent en un certain nombre d'obligations en terme de spécifications des systèmes, de documentation, d'auditabilité et de respect des normes.

Il n'y a, en résumé, aucun obstacle juridique à dématérialiser les bulletins de paie, et ce sans le support d'une loi. Il n'y a pas non plus d'obstacle pratique à mettre à disposition des salariés des coffre fort électroniques, mais cette mise à disposition devra être encadrée par des dispositions réglementaires précises, que nous attendons avec impatience.

Isabelle RENARD
Avocat associée - Docteur Ingénieur
www.isabelle-renard.com

Vaughan-Avocats
www.vaughan-avocats.fr
51, rue Etienne Marcel - 75001 Paris
Tél : + 33 (0)1 53 53 69 00 - fax : + 33 (0)1 53 53 69 01

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A lire à ce sujet:

• Le point sur le bulletin de paie dématérialisé : le bulletin de paye envoyé par internet a la même valeur juridique que celui établi sur un support papier - juillet 2006
• Réponse du Ministre délégué au budget et à la réforme de l?Etat à la Question N° 111648 : "connaître la position du Ministre sur la qualité de pièce justificative de la fiche de paie
• Un tiers des bulletins de paie sera dématérialisé d'ici 2008 : selon l'étude Markess
• Le bulletin de paie dématérialisé : proposition de loi

La CNIL souhaite au travers de ce guide pratique, informer les salariés et conseiller les employeurs

"...Les entreprises et les administrations recourent de façon croissante aux moyens informatiques pour gérer leurs ressources humaines qu?il s?agisse du recrutement, de la gestion des carrières et des compétences, du suivi du temps de travail, etc....":

La CNIL souhaite, au travers de ce guide pratique, informer les salariés des droits dont ils disposent et conseiller les employeurs pour qu?ils mettent en place des dispositifs conformes à la loi.

Télécharger: Guide pratique des employeurs et des salariés (pdf)

( lu sur davidtate.fr )

Le point sur les règles qui s'appliquent en matière de cadeaux et de bons d'achat offerts aux salariés... par les Editions Tissot

Des cadeaux et bons d’achat peuvent être offerts aux salariés par le comité d’entreprise (CE), ou par l’employeur en cas d’absence de CE (entreprises de moins de 50 salariés ou dans lesquelles un procès-verbal de carence a été établi).

Ces cadeaux sont considérés comme des avantages en nature : leur valeur devrait donc, en principe, être réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales.

Or, dans la pratique, l’ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) a mis en place un système d’exonération... sous conditions !

Selon votre situation, il est important de vérifier la bonne application de ces conditions, que ce soit par le CE ou par vous directement, afin de ne pas risquer un redressement lors d’un contrôle de l’URSSAF.

La règle générale : respecter les conditions d’attribution

1ère condition : le fait d'offrir des cadeaux ou des bons d'achat ne doit pas être rendu obligatoire, que ce soit en vertu d'une convention ou d'un accord collectif, d'une disposition du contrat de travail, d'un usage ou d'un engagement unilatéral de votre part. En clair, ces cadeaux doivent être de vrais cadeaux, rien ne doit vous obliger à les donner.

2ème condition : l?attribution ne doit pas être discriminatoire. Les cadeaux doivent être attribués à tous les salariés, ou à une catégorie de salariés. Il y aura discrimination si un salarié est privé des cadeaux et/ou bons d'achat pour des raisons subjectives (âge, race, sexe, appartenance syndicale, participation à une grève, etc.). Ils ne doivent pas non plus être un moyen de sanctionner indirectement vos salariés d?un point de vue pécuniaire (trop souvent en maladie, retards répétés, mauvais résultats, etc.).

En revanche, vous pouvez attribuer des cadeaux de manière individuelle si vous prenez en compte des raisons purement objectives, telles qu’un mariage, une naissance, un exploit sportif, etc.

3ème condition : respecter un seuil. Si vous ne voulez pas que les bons d?achat et cadeaux offerts à vos salariés soient soumis à cotisations sociales, il faut que leur valeur totale, sur l?année et par salarié, soit inférieure au seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 139 euros pour 2008.

Les bons d’achat et cadeaux offerts à l’occasion d’un événement particulier

L’Administration a assoupli sa position lorsque vous offrez des cadeaux à l’occasion des événements suivants :

• mariage (ou pacs)
• naissance (et, par extension, adoption)
• retraite
• fête des mères et des pères
• Sainte Catherine (25 novembre) et Saint Nicolas (6 décembre)
• Noël
• rentrée scolaire.

Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s?applique alors pour chaque événement séparément et non plus globalement, sur l?année.

Notez-le : si vous offrez un bon d?achat, il faut par ailleurs que son utilisation soit en lien avec l?événement pour lequel il est attribué. Il doit mentionner soit la nature du bien, soit un ou plusieurs rayons d?un grand magasin ou le nom d?un ou plusieurs magasins.

Exemple :
Vous offrez un bon d’achat de 100 euros à un salarié qui se marie, à utiliser au rayon « Liste de mariage » d’un grand magasin. Quelques mois plus tard, ce même salarié est papa… Vous lui offrez alors un cadeau d’une valeur de 50 euros.
Au total, la valeur de ce que vous avez offert (150 euros) excède le seuil fixé par l’Administration en 2008 (139 euros), mais vous n’aurez pas pour autant l’obligation de réintégrer cette somme dans l’assiette de cotisations.
En effet :

• chaque somme prise séparément est inférieure au seuil
• le bon d?achat et le cadeau ont été attribués à l?occasion d?un événement particulier, prévu par l?Administration
• le bon d?achat est en lien avec l?événement pour lequel il a été attribué.

Au moment de la rentrée scolaire, le seuil s’applique pour chaque enfant concerné (jusqu’à 19 ans révolus, quel que soit le type d’établissement scolaire).

Pour Noël, ce seuil est de 5 % du plafond mensuel par salarié et par enfant (jusqu’à l’âge de 16 ans révolus).

Exemple :
Un couple travaille dans votre entreprise. Ils ont 3 enfants (de moins de 16 ans). Vous pourrez leur offrir des bons d’achat pour Noël 2008 à hauteur de 139 x 5 = 695 euros sans avoir à réintégrer cette somme dans l’assiette des cotisations sociales.

Les cas particuliers

Les chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture: Ces trois formes particulières de bons d?achat sont considérées par l?Administration comme une modalité particulière de prise en charge d?une activité culturelle. A ce titre, ils ne sont jamais soumis à cotisations sociales.Il n’est donc pas nécessaire de respecter le seuil de 5 % du plafond de la Sécurité sociale, ni de les attribuer dans le cadre d’un événement particulier.

Les bons d?achat de produits alimentaires: L’attribution de bons d’achat pour des produits alimentaires courants ne peut pas, a priori, être justifiée par la survenance d’un événement particulier.

Il en va différemment pour les bons d?achat destinés à des produits alimentaires non courants, ou « de luxe », dont le caractère festif est avéré (foie gras, caviar, champagne, etc.) qui, eux, peuvent être distribués à l?occasion de Noël ou d?un mariage, par exemple. Dans ce cas, le seuil de 139 euros devra être respecté pour chaque événement à l’origine de l’attribution du bon d’achat et non au total.

Attention : il ne faut pas confondre les bons d’achat avec les titres-restaurant, qui sont un moyen pour l’employeur de participer de manière régulière aux frais de repas de ses salariés.

A savoir: Si les conditions ne sont pas respectées, les cadeaux et bons d’achat devront être réintégrés dans l’assiette de cotisations dès le 1er euro.

A. Ninucci

Sources :

Bientôt Noël? Faites des cadeaux sans risquer un redressement ! - Editions Tissot

Code de la Sécurité sociale, article L. 242-1 (calcul de l'assiette de cotisations)
Instruction ministérielle du 17 avril 1985
Lettre-circulaire ACOSS n° 96-94 du 3 décembre 1996
Lettre-circulaire ACOSS n° 2004-144 du 27 octobre 2004 (chèques-disque et chèques-culture)
Lettre-circulaire ACOSS n° 2006-122 du 14 décembre 2006

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Source Urssaf

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